Gå till unicell.se Ladda ner gratis demo Läs om UNI_BAS-standard 


   

Byta bokföringsprogram - HUR? 2010-12-13 20:09
Hej!
Jag har en liten enskild firma och har sedan 2003 använt mig av Vismas bokföringsprogram.
Nu har jag bytt dator - från en PC till en iMac. Plötsligt vet jag inte hur jag ska lösa detta med bokföringen. Jag skulle naturligtvis kunna fortsätta med Visma, på min lilla Laptop, men skulle helst vilja kunna sköta allt från min stationära. Jag har letat lösningar på Nätet och funnit ert program, som jag tycker verkar lättarbetat och med tydliga instruktioner. Jag antar att det kanske är en fördel att byta vid kalenderårsskifte?...men nu undrar jag alltså: Hur i hela friden GÖR man??? Vad och hur ska jag föra över till det nya bokföringsprogrammet, om jag nu byter?
Jag måste här tillägga att jag fortfarande är fullkomligt "borta" då det gäller bokföring. Jag skulle aldrig kunna klara det utan ett program som tänker åt mig. Jag hoppas därför att jag skulle kunna få en enkel och tydlig förklaring.
Mvh
Anna
 Skrivet av:  Anna IP: 213.65.127.168



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2010-12-13 21:08
Det är något enklare att byta vid ett bokslutstillfälle, men man kan mycket väl byta når som helst under året.

Man tror kanske att man behöver ta med sig alla uppgifter från det gamla systemet, men det är inte alls nödvändigt. Du skriver att Du har funderingar över "bokföringen" men du nämner ingenting om fakturering. Just bokföringen är den rutin där man inte behöver ta med sig så mycket från det historiska. Man ska förstås spara alla gamla uppgifter (i det gamla programmet), men man behöver inte ta med allt in i ett nytt system.

Om man byter i samband med ett bokslut, räcker det med att man tar med sig det som kallas för utgående balans. Utgående balans är det saldo för varje konto som finns i bokslutet. D.v.s om man har 1000 kr i kassan (kassakontot) då är det 1000 kr i utgående balans på det kontot. Den utgående balansen blir ingående balans i det nya systemet. Du kan lätt lära Dig mer om detta om du läser den lilla bokföringkursen "Lär Dig bokföring på 20 minuter". Kursen är ett pdf-dokument om ligger i Din UNI_BAS-mapp som heter rätt och slätt "Bokföringkurs.pdf".

Vid byte i samband med bokslut räcker det som sagt med att flytta över utgående balanser från det gamla systemet. Men vid byte under året måste man också föra över det som redan är bokfört. Låt oss antaga att man byter system den 1 augusti. Enklast gör man så att man skriver ut en s.k. "Balans- och Resultatrapport" från det gamla systemet. Första kolumnen i den rapporten är normalt sett Ingående balans för året. Denna ingående balans för man in i det nya systemet som ingående balans. Nästa kolumn i rapporten beskriver den förändring som skett under året d.v.s. januari till och med juli. Skapa då en verifikation med datum den 31/7. Lägg in alla värden som finns i kolumnen "Förändring" i denna verifikation. En transaktionsrad för varje konto. Om det står ett minustecken framför värdet - då förs värdet in i kredit - i annat fall läggs värdet i debet.

När ovanstående är klart kan man sedan bara fortsätta med bokföringen där man slutade.

Du gör klokt i att läsa gratiskursen som jag skrev om här ovan innan Du sätter igång. Den kommer att hjälpa Dig att förstå allt så mycket bättre och vara en god hjälp på vägen.
 Skrivet av:  UNICELL AB IP: 78.69.188.204



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-21 14:50
Hej,
jag försöker också fasa in i unicell men körde fast direkt.
I balans- och resultatrapporten jag fått från min redovisare finns ingen kolumn som heter "förändring"
 Skrivet av:  JPS IP: 109.58.85.129



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-21 17:52
Kan det vara så att den kolumnen har ett annat namn. Kanske står där frän ett datum till ett datum eller något i den stilen. Du har säkert 3 kolumner med belopp och det är förmodligen den i mitten - eller kom tillbaka och skriv namnet på alla kolumnerna - då blir det lättare för mig att välja rätt åt dig.
 Skrivet av:  UNICELL AB IP: 78.69.177.228



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-22 22:31
Hej och tack för svar.

I balansrapporten jag fått från redovisningsdamen (vars dyra tjänster jag nu hoppas kunna avveckla i och med köpet av Unicell) heter kolumnerna räknat från vänster; ”Ing balans”, ”Perioden” och ”Utg balans”. Anar att termen ”Förändring” är synonym med ”Perioden”?

Jag står som sagt var inför utmaningen att själv sköta bokföring och redovisning, vilket känns en aning otryggt med 0 kunskaper i ämnet men det ska väl gå att lära sig behärska det hela hyfsat genom forumet och diverse try&error.

Jag är medveten om att Unicells support i första hand avser hjälp med handhavandet av själva programvaran och kanske inte rent bokföringstekniska och ekonomiska frågor, men man verkar ju kunna får lite hjälp, tips och råd om den biten också på köpet.

Eftersom jag själv jobbar med support och service (maskinella CNC-styrsystem) måste jag ständigt påminna mig om att visa kunder respekt och vara pedagogisk så att jag inte talar över huvudet och får kunden/operatören att känna sig trög. En kund kan t.ex. undra varför hans maskin sliter ut verktygen onormalt, och när vi tillsammans går igenom ISO/G-koden visar det sig att systemet läser in fel T-parametrar och tillhörande G49 (längdkompensering) och G41/42 (radiekompensering).

När jag kollat igenom varenda rad i både kod och skärdata, och dessutom simulerat i 3D (tar lång tid) utan att hitta nåt fel, och mer av en slump frågar vilka slot-nummer i verktygsfilen han har använt, visar det sig att han inte fattat att numren i CAM programmets postprocessor som genererar T-numren MÅSTE motsvara numren i systemets verktygsbibliotek. Han är t.o.m. osäker på vad en T-parameter är!!! Sånt tar jag för givet att han kan...suck. Det är ju bara så basic...

Snälla människa tänker jag, ta reda på grunderna innan du försöker köra maskinen, men kommer på att han faktiskt köpt den för att jag och mina kolleger marknadsför den som den mest användarvänliga och enklaste maskinen i branschen som kan köras av vem som helst med grundläggande Windowskunskaper...

Så trots att jag inte supportar i allmän CNC-programmering, utan i styrsystemet som exekverar kundens program, hjälper jag honom och går igenom det hela för att få allt att funka. Jag vill ju trots allt att han ska känna sig nöjd med mitt styrsystem. Med åren och genom erfarenhet har jag sett hur de flesta användares lärokurva, vanligaste felen, typiska problem och utgångslägen mm ser ut, och har med tiden tagit fram manualer som beskriver olika arbetsflöden.

En del av mina kunder hade i början knappt grundläggande kunskaper i Windows och det är lite frustrerande att förklara vad mapp, fil, dubbelklicka etc är, när jag åkt ut för att visa hur maskinens styrsystem används, men det har alltid slutat med lovord och rekommendationer från kunden.

Unicell skulle nog vinna massor på att ha liknande steg-för-steg ”manualer”. Det går naturligtvis inte behandla varje upptänkligt scenario som kan tänkas förekomma, men kanske ett par som på användarvänlig novis/barnnivå, beskriver de två, vad jag tror, vanligaste orsakerna till att man skaffat Unibas, nämligen att man startar ett företag från scratch eller önskar ta över bokförandet själv.

Jag befinner mig själv i det senare fallet och står nu med några pärmar, bokslut och en balansrapport med diverse siffror jag försöker begripa och stoppa in i Unibas, men som sagt var, vilka, var och hur??

Mitt AB´s räkenskapsår är 1/9 – 31/8. Min redovisningsdam hann göra klart t.o.m. oktober, totalt 56 verifikationer (tror jag det heter)
 Skrivet av:  JPS IP: 81.224.28.100



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-23 11:11
Ja, där ser man hur lika (eller olika) det kan vara på olika supportavdelningar. Uppriktigt så förstår jag knappt ett skvatt av det du beskriver. Så är det ju - det du ser som en bagatel är oövervinnligt för andra och samma sak är det här.

Till din grundfråga - vilken kolumn. Jo, kolumnen "Perioden" är just den kolumnen som du ska lägga in.
"Perioden" eller "utfall perioden" eller "förändring perioden" eller "2011-01-01 till 2011-12-31"
eller .....allt är samma sak. Ja kärt barn har många namn.
 Skrivet av:  UNICELL AB IP: 78.69.182.142



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-24 22:09
Hej igen,

nu har jag suttit flera timmar utan att fått in balansen, känner på mig att det blir några hundra mail innan det här är klart...
Jag behöver EXTREMT detaljerade instruktioner. Fösök beskriva som för en 5-åring hur jag ska gå tillväga.

1. Jag har fått 2 papper från min gamla redovisningsdam, det ena heter "balansrapport" (konton 1220 till 2990) och det andra "resultatrapport" (3041 till 8400). Är det rätt uppfattat att jag ska använda bara, och alla siffrorna/kontona från själva balansrapporten?

2. Jag har brutet år (1/9 - 31/8) av vilket hon gjort fram t.o.m. oktober. Rapporten hon skrev ut omfattar tiden 110901-111025, med en notering längst upp till höger "Senaste vernr: 56", och jag fått pärmarna med verifikationerna där den sista är numrerad med just "56". När jag nu kör igång med Unicell blir ju första vernr "1". Gör det nåt eller måste jag försöka tvinga fram fortsatt nummerserie?

3. Hur skapar man en verifikation? (som uppgavs enl tidigare anvisning). Jag chansade och använde "Registrera/Övrig bokföring". Där skrev jag en text: "Ingående poster vid övergång till Unicell", klickade på första kontot "1210", och angav summan under första kolumnen "Ingående balans", konto 1210 i balansrapporten jag fått. När jag kom till "1510" sket det sig igen och fick upp nån varning. Samma grej med 2440, sen gav jag upp.

Jag är nog inte den första okunniga som försöker fasa in i Unicell så därför vore det otroligt bra och tidsbesparande med en detaljerad steg-för-steg instruktion. Såg nånstans att man måste använda annat konto att "boka av" mot. Vad är "boka av"?

Som sagt var, riktigt tydliga, pedagogiska, detaljerade beskrivningar, helt enkelt en Tutorial önskas. Att sätta ihop en sån tar med grafik, text, korrektur max 20 timmar för en som är insatt. När jag gör mina instruktionsfilmer och manualer låter jag dessutom en "nolla" testa dem för att fånga upp brister och otvedydigheter i flödet och logiken.

Om 3 veckor ska jag in med nästa momsdeklaration,
undrar om jag kommer igång med Unicell i tid? Det är vansinning frustrerande med vetskapen att det tar 3 minuter för den som kan, när jag redan suttit över 15 timmar totalt!!!
 Skrivet av:  Jens Swales IP: 217.208.26.92



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-24 22:27
Det är alltid knepigt att börja med bokföring från scratch, men du är ju tydligen datakunnig i övrigt vad det gäller operativsystem etc. Det gäller som med alla nya saker, att man tänker sig för. Ett alternativ är att bokföra några verifikationer i "Testbolaget" och se hur det blir. Min erfarenhet är den att väldigt många inte ger sig ordentligt med tid för att sätta sig in i UNI_BAS. Man chansar vilt och går det åt pipsvängen så får andra reda ut problemen eller också är det programmets fel. TÅLAMOD är vad som behövs. Kolla Videoapplikationerna noggrant.

UNI_BAS är skrivet för både nybörjare och experter. använd INTE expertbokföring utan följ istället instruktionerna om kontot ÖKAR eller MINSKAR. Ha TÅLAMOD. Läs igenom Unicells "Lär dig bokföring på 20 minuter", då förstår du hur man bokar DEBET och KREDIT. Efter en stund "lossnar" allt och plötsligt ser du hur det ska vara. Alltså en än gång, HA TÅLAMOD och tro inte du kan lära dig allt på en kväll.
 Skrivet av:  Åke IP: 213.113.208.81



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-24 23:19
Hej!

Det första du skall göra, innan du börjar bokföra "på riktigt" i din egen databas är att göra en backup på din tomma databas. Du kan då enkelt återgå till en tom databas om/när du klantar till det alldeles i början (det gör vi alla!).

Om unibas är tomt, jungfruligt, så för man lämpligtvis in ingående balanser via REGISTERVÅRD - KONTOPLAN och ING BALANS. Först måste du kontrollera att samtliga kontonummer finns i kontoplanen, rutan KONTONUMMER. Saknas kontonummer måste du skapa dessa. Se i videon för mer information.

Vidoefilmerna som finns åtkomliga nästan överallti i programmet må vara enkla i sitt utförande, men är mycket nyttiga att titta på! Titta genom dem och följ med i TESTFÖRETAGET.

Ingående balans är ett specialfall och är startpunkten för transaktionerna och skall därför inte hanteras på det sätt du föreslår. Använd registervård+kontoplan+ingående balans så skall du se att det fungerar bättre.


När man därefter bokför löpande transaktioner så jobbar man alltid med 2 "poler".

ex) Vid ett inköp -ökar- kostnaderna och tillgången i form av kassan -minskar-.
ex) Vid en försäljning -ökar- intäkterna och kassan -ökar-
ex) Vid en egen insättning -ökar- plusgirot och företagets egeninsättningsskuld till dig -ökar-.
ex) Vid ett eget uttag -minskar- företagets skuld till dig samtidigt som företagets kassa -minskar-.

Det krävs i löpande bokföring alltid 2 poler av kombinationer mellan tillgångar, skulder, kostnader och intäkter.
Om "vågskålen" inte är i balans kommer programmet att protestera. Det var förmodligen det som hände när du försökte mata in ingående balans som om det vore en del i löpande bokföringen.


/ Lars Bergström
/ Nöjd Unibas-användare
 Skrivet av:  Lars Bergström IP: 213.64.251.182



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-24 23:31
Till Jens Swales:
1-
Du ska bara använda siffrorna från balansrapporten. MEN sedan skriver du att "redovisningsdamen" har gjort bokföringen fram t.o.m. oktober. Om det är så, då måste du använda även siffrorna från resultatrapporten.
- Ingående balans (det som står på balansrapporten i kolumnen ingående balans - den lägger du in under Databas/Kontouppgifter/Ingående balans.
- det som skett under perioden 110901-111025. Där lägger du in en verifikation (datum 31/10) under Registrera/Övrig bokföring. Tryck på knappen "Expert" - då registreras det på samma sätt som i rapporten med debet/kredit (negativa värden i rapporten= kredit). I verifikationen lägger du in allt från balansrapportens och resultatrapportens kolumn "perioden".

2-
Du behöver inte bry dig om detta.

3-
Skapa ett nytt konto 1511 "Gamla kundfordringar" (Registervård/Kontoplan)
Skapa ett nytt konto 2441 "Gamla leverantörsskulder" (Registervård/Kontoplan)
Vid registreringen ovan använder du 1511 och 2441 istället för 1510 och 2440.

--
I varje yrke finns en massa specialord. Snickaren använder en "rubank" Läkaren använder en "peang", Frisören använder en "filersax". Bokhållare "Bokar av" bl.a. Bli inte ledsen för det. Om man skriver in (bokar) t.ex 1000 kr på ett konto. Om man i sedan "boka av" 100 kr på det kontot - ja då har man 900 kr kvar. Det tar betydligt mer än 20 timmar att lära sig alla dessa specialord som finns inom bokföringskonsten. En bok med ett par tusen sidor skulle väl täcka det mesta.

Om man ska skriva en som du kallar det "riktigt tydliga, pedagogiska, detaljerade beskrivningar, helt enkelt en Tutorial önskas. Att sätta ihop en sån tar med grafik, text, korrektur max 20 timmar för en som är insatt." Glöm det! Det skulle innebära att man på en timme kunna bli en fullärd revisor - 1 timme är den tid det tar att läsa 20 timmars skapande. Nej, du måste istället ha lite tålamod och lära dig lite då och då.
 Skrivet av:  UNICELL AB IP: 78.69.177.228



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-01-31 19:30
MOAAAAHHH!!!! NU FUNKAR DET, DEBET OCH KREDIT OK, JÄMNA VÅGSKÅLAR!!

min gamla revisor sammanfattade lösningen på några sekunder i en enkel mening;
lägg in balansrapportens mittkolumns positiva siffror i debet, och resultatrapportens mittkolumns positiva siffror i kredit (och vice versa)
 Skrivet av:  IP: 217.209.222.241



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-02-04 19:05
Hej

Nu har jag och min kompanjon som sagt var äntligen lyckats hälla in rätt siffror i systemet. Nu kan vi det här så nu är det bara tuta och köra (naivt va!).

Den enkla tutorial eller steg-för-steg handledning jag efterfrågade hade besparat oss åtskilliga timmar. Det går alldeles utmärkt att ta fram en sådan på ett par timmar. I mitt förra jobb som bl.a. servicetekniker hörde det till vardagen att snabbt sätta ihop anvisningar och instruktioner riktade till nybörjare som använder våra maskiner och kört fast.

Efter en tid hade det vuxit fram ett mini-bibliotek med 20-30 små lathundar som snabbt kunde dras iväg med email; ”1 – Byte av främre spindellager”, ”2 – Byte och återcentrering av läckande svivelhus”, ”3 – Rengöring av magnetventilens sil” osv.

10-15 bilder, några pilar med förklarande text tar inte lång tid att sammanställa och dra iväg som pdf.

I mitt fall, med skrattretande små kunskaper i bokföring, är det inte sammanställningen av grafik och formatering som tar tid, utan själva informationen vi inte besitter/behärskar.

Vi har läst igenom både "Bokföringskursen" (den som på 20 minuter ska ge 95% av nödvändiga kunskaper för att klara sin bokföring), "Bashandboken" och tittat igenom alla relevanta videoklipp, men inte hittat exempel eller svar på våra konkreta frågor.

Borträknat introduktionen/presentationen och de som behandlar Mini + diverse moduler, återstår bara några klipp som tyvärr inte tillför så mycket för den som redan är van med sökmotorfunktioner från dagens applikationer i windows, google mm. Målgruppen för klippen tycker jag verkar vara typ gamla bokföringsgubbar som jobbat med pappersmappar, arkivskåp och stämplar, vana med termer och uttryck, och nu vill lära sig det här med digitalt och datorer...

Hur som helst,
Jag tänkte försöka sätta ihop några ”lathundar” allt eftersom ljuset klarnar.

Ett snabbt ihopkastat exempel; http://vmuab.se/Lathund1.pdf
(innehåller säkert sakfel, kom gärna med tillrättalägganden!)
 Skrivet av:  Jens IP: 217.209.222.238



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-02-07 00:51
Google hittar inte din länk tyvärr.
 Skrivet av:  Åke IP: 213.113.208.81



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-02-07 09:24
Google?
Adressen är helt OK, bara att skriva av/klistra in.

Men Jens, du måste ange om lathunden är avsedd för faktura eller kontantmetoden!
 Skrivet av:  Tore IP: 213.65.162.102



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-02-07 12:33
Tack Tore,

- Fakturametoden

lathunden du sett är mest ett utkast som varken blivit granskat eller idiottestat. Min erfarenhet av att göra manualer och user-guides är att det är oerhört viktig att låta en "nolla" följa den. Först då märks tvetydigheter, syftningsfel, sakfel, stavningsfel etc som man som författare är blind för.

Det ser man prov på i flera av svaren här på forat.

Som glad amatör har man ingen möjlighet att bedöma och urskilja riktigheten i alla svar, tips och råd förrän man kör fast och undrar vad man missat.

Jag tänkte göra en FAQ med diverse Unibas-lathundar+checklista för nybörjare som tänker ta hand om (eller överta) sin bokföring själv.

En del tänker kanske:
"glöm det, det skulle bli en tjock katalog... går aldrig få med alla upptänkliga situationer som kan tänkas uppstå..."

Snick-snack,
med rätt, tydlig vägledning kan en pilot på marken via radio få en vanlig passagerare att landa planet.

Vi snackar här om ett fåtal tänkbara scenarior som beskriver de absolut vanligaste situationerna för nya och presumtiva Unibas-användare som;

- vill starta bolag+bokföringen från scratch

- vill överta påbörjad bokföring

Den senare situationen (som jag själv befinner mig i) medför en rad akuta frågor; Hur gör man, vilka handlingar och dokument ska jag begära ut från den som skött allt hittills, hur "häller" jag in dennes siffror i Unibas för att fasa in rätt mm.

Jag och min kompanjon är efter 1 vecka tillbaka på ruta ett eftersom vi följt och fått motstridiga råd om hur/var IB förs in och det blev fel.

När vi får grepp om saken drar vi ihop Lathund nr 2 - "Hur&var du anger IB i Unibas"

Jens
 Skrivet av:  Jens IP: 95.209.51.15



Svar: Byta bokföringsprogram - HUR? 2012-02-07 12:56
Det här med lathundar har tydligen efterfrågats tidigare här på forat.
Både användare och supportpersonalen skulle nog avlastas rejält om sådana fanns att hänvisa till,
det räcker bara med att kolla hur många gånger frågorna om "1510/1511, 2440/2441" kontogrejen uppstått och besvarats med varierande kvalité.

Nej,
ett utförligt svar, en gång för alla brukar funka bäst

Att just den frågan inte är utförligt behandlad i en lathund må väl vara hänt, men jag hittar inget svar i varken "Bokföringskursen" eller "Bashandboken"

jag gör nog en lathund om det åxå på nån lunchrast eller två;).....
 Skrivet av:  Jens IP: 95.209.51.15




Skriv gärna en kommentar.   
Namn:


E-post:


Ämne:


Meddelande:


Skriv svaret i rutan (kontrollfråga för att motverka spam):
9 + 1 =